Kases čeki grāmatvedībā ir bieži izmantoti dokumenti, ar kuriem uzņēmumi apliecina pirkumus un maksājumus. Taču čeka noformēšanas prasības atšķiras atkarībā no darījuma summas, maksājuma veida, grāmatvedības uzskaites sistēmas un tā, vai pircējs ir reģistrēts pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātājs.
Rakstā skaidrots, kā noformēt skaidras un bezskaidras naudas pirkumus, kad čeks ir pietiekams attaisnojuma dokuments, kā sagatavot avansa norēķinu un kādi dokumenti nepieciešami PVN priekšnodokļa atskaitīšanai. Informācija paredzēta uzņēmumu vadītājiem, darbiniekiem, saimnieciskās darbības veicējiem un grāmatvežiem.
Kam attiecas grāmatvedības dokumentu noformēšanas prasības?
Grāmatvedības likuma prasības attiecas uz subjektiem, kuri grāmatvedību kārto vienkāršā vai divkāršā ieraksta sistēmā, tostarp:
- Latvijā reģistrētām komercsabiedrībām, kooperatīvajām sabiedrībām, ārvalstu komersantu filiālēm un nerezidentu (ārvalstu komersantu) pastāvīgajām pārstāvniecībām, biedrībām, nodibinājumiem, arodbiedrībām un to apvienībām, politiskajām organizācijām (partijām) un to apvienībām, reliģiskajām organizācijām un to iestādēm;
- Latvijā reģistrētām Eiropas ekonomisko interešu grupām, Eiropas kooperatīvajām sabiedrībām, Eiropas komercsabiedrībām, Eiropas politiskajām partijām un Eiropas politiskajiem fondiem;
- budžeta iestādēm;
- individuālajiem komersantiem, individuālajiem uzņēmumiem, zemnieku un zvejnieku saimniecībām, citām fiziskajām personām, kas veic saimniecisko darbību, un to apvienībām.
Grāmatvedības likumā ar terminu uzņēmums apzīmēti visi minētie likuma subjekti. Tālāk skaidrotajās situācijās īpaši jānošķir prasības uzņēmumiem, kuri grāmatvedību kārto divkāršā ieraksta sistēmā, no vienkāršā ieraksta grāmatvedības prasībām.
Attaisnojuma dokuments un maksājuma apliecinājums: kāda ir atšķirība?
Attaisnojuma dokuments pamato saimniecisko darījumu grāmatvedībā, bet maksājumu apliecinošs dokuments apliecina naudas samaksu. Kases čeks atkarībā no tā satura var pildīt abas funkcijas.
Uzņēmuma vadītāja vai darbinieka pienākumu sniegt pārskatu par uzņēmuma konta līdzekļu izlietojumu un avansa norēķina atskaites sagatavošanas kārtību nosaka uzņēmuma grāmatvedības organizācijas dokumenti. Ja ir paredzēta avansa norēķina atskaite, tai pievieno attiecīgos izdevumus apliecinošos dokumentus.
Kases čeki izdevumu uzskaitē un avansa norēķinos
Pirkumi Latvijā: kā pareizi noformēt kases čeku?
→Darījumi, kuru vērtība bez PVN ir mazāka par 30 eiro
Ja darījuma vērtība bez PVN ir mazāka par 30 eiro, var izmantot kases čeku, kurā nav norādīti pircēja rekvizīti — preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums, juridiskā adrese un reģistrācijas numurs. Šis nosacījums attiecas gan uz pircējiem, kuri ir reģistrēti PVN maksātāji, gan uz tiem, kuri nav reģistrēti PVN maksātāji.
Ja uzņēmuma uzskaites kārtība paredz avansa norēķina atskaiti, čeku tai pievieno.
→Darījumi virs 30 eiro: kā norādīt trūkstošos rekvizītus?
Ja pircējs nav reģistrēts PVN maksātājs, čekā trūkstošos pircēja rekvizītus drīkst ierakstīt ar roku. Ierakstu apstiprina uzņēmuma atbildīgā persona ar parakstu, un čeku pievieno avansa norēķina atskaitei.
Ja pircējs ir reģistrēts PVN maksātājs, darījumiem virs 30 eiro čekam papildus pievieno preču pārdevēja noformētu kvīti. Ja čekā nav visu attaisnojuma dokumentam nepieciešamo rekvizītu, trūkstošo informāciju var ierakstīt ar roku, šādu ierakstu apstiprinot ar čeka izsniedzēja vai saņēmēja parakstu. Attiecīgos dokumentus pievieno avansa norēķina atskaitei.
Šeit ir runa par darījuma dokumentēšanu grāmatvedībā. PVN priekšnodokļa atskaitīšanai nepieciešamie dokumenti aplūkoti atsevišķā sadaļā.
→Ja pārdevējs nav reģistrēts PVN maksātājs
Ja pārdevējs nav PVN maksātājs, darījuma uzskaitei grāmatvedībā nav noteikts ierobežojums attiecībā uz kases čekā norādīto darījuma vērtību. Papildus čekam noformēta kvīts, kas nav VID reģistrējamā kvīts, nav jāparaksta pircējam, un tajā nav jānorāda pircēja paraksta atšifrējums.
Pirkumi komandējumā vai darba braucienā ārvalstīs
Komandējuma vai darba brauciena laikā ārvalstīs izsniegtu kases čeku var izmantot par izdevumus apliecinošu dokumentu saistībā ar avansa izlietojumu vai darbinieka izdevumu atlīdzināšanu arī tad, ja čekā nav visu Latvijas attaisnojuma dokumentam nepieciešamo rekvizītu un informācijas.
Šādā situācijā nav jāpieprasa papildu kvīts un nav ar roku jāieraksta iztrūkstošie rekvizīti pašā čekā. Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā minēto obligāto rekvizītu trūkstošo informāciju norāda avansa norēķina atskaitē, ko sagatavo avansa izlietojumam vai personas izdevumu atlīdzināšanai.
Kases čeks, kas izsniegts bez kasiera operatora līdzdalības
Bez kasiera operatora līdzdalības izsniegtu čeku var izmantot bez pircēja rekvizītiem, ja čeka summa ir līdz 30 eiro. Ja summa pārsniedz 30 eiro, čekā ar roku ieraksta trūkstošo informāciju, un papildu ierakstu apstiprina čeka saņēmējs ar parakstu.
Kopsavilkuma rēķins: vai jāsaglabā arī katrs kases čeks?
Ja pārdevējs izsniedz kopsavilkuma rēķinu, tas uzskatāms par ārēju attaisnojuma dokumentu. Papildus pārdevēja noformētajam kopsavilkuma rēķinam atsevišķie kases čeki nav jāsaglabā.
PVN priekšnodokli šādā situācijā atskaita saskaņā ar piegādātāja kopsavilkuma rēķinu neatkarīgi no katra atsevišķā čeka summas.
Norēķini ar personificētu uzņēmuma maksājumu karti
Ja pirkumu apmaksā ar personificētu uzņēmuma maksājumu karti, par naudas izdevumus apliecinošu dokumentu uzskatāms bankas konta izraksts. Papildus var pievienot kases čekus, no kuriem redzams, kādas preces iegādātas vai pakalpojumi saņemti uzņēmuma saimnieciskās darbības nodrošināšanai.
Šajā gadījumā papildus čekam nav jānoformē kvīts un čekā nav jāizdara papildu ieraksti ar roku. Tomēr prasības PVN priekšnodokļa atskaitīšanai jāvērtē atsevišķi, jo bankas konta izraksts apliecina maksājumu, nevis automātiski aizstāj PVN rēķinu.
Kases čeks kā avansa norēķina atskaites pielikums
Ja čekā nav iedrukāti visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti vai informācija, trūkstošo informāciju var ierakstīt ar roku un apstiprināt ar čeka izsniedzēja vai saņēmēja parakstu. Šādi noformēta čeka izmantošanai darījuma uzskaitei grāmatvedībā nav noteikts ierobežojums attiecībā uz čekā norādīto darījuma vērtību. Pēc izvēles var pievienot arī papildus aizpildītu kvīti.
Šī grāmatvedības uzskaitei paredzētā kārtība attiecas uz visiem subjektiem, kuri grāmatvedību kārto divkāršā ieraksta sistēmā, neatkarīgi no tā, vai tie ir reģistrēti PVN maksātāji.
Kad kases čeku var iegrāmatot bez avansa norēķina atskaites?
Kases čeku var izmantot kā ārēju attaisnojuma dokumentu ierakstiem grāmatvedības reģistros arī bez avansa norēķina atskaites, ja tajā ir visi Grāmatvedības likuma 11. panta piektajā daļā paredzētie rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu, izņemot rekvizītu „paraksts”.
Turklāt uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā par darījuma veikšanu un dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgajai personai jāapliecina, ka attiecīgais saimnieciskais darījums ir noticis.
Vienkāršā ieraksta grāmatvedība: kādus dokumentus var izmantot?
Saimnieciskās darbības veicēji, individuālie komersanti un citas personas, kuras grāmatvedību kārto vienkāršā ieraksta sistēmā, saimnieciskās darbības ieņēmumu un izdevumu uzskaites žurnālā ierakstus drīkst pamatot ar šādiem dokumentiem:
- Ārējiem attaisnojuma dokumentiem — piemēram, bankas konta izrakstu par veiktajiem naudas darījumiem konkrētā datumā vai laikposmā, kases čeku, VID reģistrētu kvīti vai biļeti.
- Iekšējiem attaisnojuma dokumentiem — piemēram, paša sagatavotu kases ieņēmumu vai izdevumu orderi par vienu vai vairākiem konkrētā datumā vai laikposmā saņemtajiem vai izsniegtajiem kases čekiem, VID reģistrētajām kvītīm vai biļetēm. Šādi dokumenti var būt arī kases ieņēmumu vai izdevumu orderi par personiskajiem ieguldījumiem vai personiskajam patēriņam izņemtajiem līdzekļiem.
- Naudas izdevumus apliecinošiem dokumentiem — piemēram, kases čeku vai biļeti. Šajā gadījumā kases čeks vai biļete uzskatāma par attaisnojuma dokumentu Grāmatvedības likuma izpratnē.
Šādos gadījumos nav papildus jāpievieno pārdevēja noformēta kvīts, nav ar roku jāpapildina kases čeks un nav jāgatavo atsevišķs iekšējais attaisnojuma dokuments, piemēram, avansa norēķina atskaite.
PVN priekšnodokļa atskaitīšana: kādas prasības jāievēro?
PVN maksātājiem jānošķir čeka izmantošana darījuma uzskaitei grāmatvedībā no tā izmantošanas priekšnodokļa atskaitīšanai. Tālāk apkopotas prasības pircēja rekvizītiem un papildu dokumentiem atkarībā no čeka summas un maksājuma veida.
Pirkumi Latvijā
- Čeks līdz 30 eiro — priekšnodokļa atskaitīšanai var izmantot čeku bez pircēja rekvizītiem.
- Čeks virs 30 eiro un līdz 150 eiro — nepieciešami čekā iedrukāti pircēja rekvizīti vai papildus pievienota kvīts, vai vienkāršotais nodokļa rēķins saskaņā ar Pievienotās vērtības nodokļa likuma 126. pantu.
- Čeks virs 150 eiro — papildus nepieciešams nodokļa rēķins, kas noformēts atbilstoši Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125. pantam.
Čeks, kas izsniegts bez kasiera operatora līdzdalības
- Čekam līdz 30 eiro pircēja rekvizīti nav vajadzīgi.
- Čekam virs 30 eiro un līdz 150 eiro trūkstošos rekvizītus ieraksta ar roku, un papildu ierakstu apstiprina čeka saņēmējs ar parakstu.
- Čekam virs 150 eiro papildus nepieciešams nodokļa rēķins atbilstoši Pievienotās vērtības nodokļa likuma 125. pantam.
Ja izsniegts kopsavilkuma rēķins
Priekšnodokli atskaita, pamatojoties uz piegādātāja kopsavilkuma rēķinu, neatkarīgi no atsevišķo čeku summām.
Ja norēķins veikts ar uzņēmuma maksājumu karti
- Čekam līdz 30 eiro pircēja rekvizīti nav nepieciešami.
- Čekam virs 30 eiro un līdz 150 eiro nepieciešami rekvizīti čekā vai PVN rēķins, kas noformējams divos eksemplāros.
- Čekam virs 150 eiro nepieciešams PVN rēķins, kas noformējams divos eksemplāros.
PVN priekšnodokļa atskaitīšana par pirkumiem ārvalstīs šajā rakstā nav aplūkota.
Ko darīt, ja kases čeks ir nozaudēts?
Saskaņā ar Grāmatvedības likuma 8. panta pirmo daļu ierakstiem grāmatvedības reģistros jābūt pamatotiem ar attaisnojuma dokumentiem. Ja nav ne ārēja, ne iekšēja attaisnojuma dokumenta, ierakstu grāmatvedības reģistros veikt nedrīkst.
Piemēram, uzņēmuma vadītājs ar uzņēmuma bankas karti iegādājas saimnieciskajai darbībai nepieciešamas preces, taču kases čeku nozaudē. Maksājums ir redzams bankas konta izrakstā. Grāmatvedis var sagatavot iekšēju attaisnojuma dokumentu — grāmatvedības izziņu, kurā aprakstīts darījums un norādīts, ka pirkums saistīts ar saimniecisko darbību. Uzņēmuma vadītājs izziņu apstiprina.
Šajā piemērā izziņa kalpo par iekšējo attaisnojuma dokumentu, taču par šo pirkumu samaksāto PVN nevar atskaitīt kā priekšnodokli, pamatojoties tikai uz šādu izziņu.
Atsevišķos gadījumos ārvalstu komandējuma laikā radušos vietējā sabiedriskā transporta izdevumus var atlīdzināt bez biļetes, ja tā palikusi kontroles aparātā. Šādai atlīdzināšanai nepieciešama uzņēmuma vadītāja rakstiska atļauja.
Normatīvie akti
- Grāmatvedības likums (GL)
- Pievienotās vērtības nodokļa likums
- Ministru kabineta noteikumi Nr. 96 „Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība”
- Ministru kabineta noteikumi Nr. 969 „Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi”
- Ministru kabineta noteikumi Nr. 877 „Grāmatvedības kārtošanas noteikumi”
Ja Jums ir radušies jautājumi vai nepieciešama palīdzība ar šo konkrēto tēmu vai citiem ar nodokļiem un grāmatvedību saistītiem jautājumiem, droši rakstiet – [email protected] vai [email protected].